佐賀中部広域連合文書規程

○佐賀中部広域連合文書規程

平成27年3月30日

訓令第3号

佐賀中部広域連合文書規程(平成11年佐賀中部広域連合訓令第4号)の全部を改正する。

第1章　総則(第1条―第9条)

第2章　文書の収受(第10条―第12条)

第3章　文書の処理(第13条―第16条)

第4章　施行及び発送(第17条―第23条)

第5章　整理、保存及び廃棄(第24条―第33条)

第6章　雑則(第34条―第36条)

附則

第1章　総則

(趣旨)

第1条　本広域連合における文書の取扱いについては、別に定めがあるもののほか、この訓令の定めるところによる。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1)　文書　職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、マイクロフィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)で、組織的に用いるものとして保有しているものをいう。

(2)　課　佐賀中部広域連合事務分掌条例(平成11年佐賀中部広域連合条例第3号)第1条に規定する課及び室、佐賀中部広域連合消防本部及び消防署の設置に関する条例(平成15年佐賀中部広域連合条例第13号)第4条に規定する消防署、佐賀広域消防局の組織に関する規則(平成15年佐賀中部広域連合規則第1号)第2条に規定する課並びにこれらに相当するものをいう。

(3)　専決者　佐賀中部広域連合事務決裁規程(平成27年佐賀中部広域連合訓令第2号)第2条第3号に規定する者をいう。

(文書の処理及び取扱いの原則)

第3条　事務の処理は、文書によることを原則とする。ただし、事務の処理と同時に文書を作成することが困難である場合にあっては、事後速やかに作成するものとする。

2　文書の取扱いは、正確かつ迅速に行い、常に整備してその所在及び処理状況を明らかにし、事務能率の向上に努めなければならない。

(課長の職務)

第4条　課長(課の長をいう。以下同じ。)は、課における文書事務を総括し、課の文書事務について正確かつ迅速な取扱い及び適正な管理がなされるよう常に留意しなければならない。

(文書主任)

第5条　課に文書主任を置くことができる。

2　文書主任は、課の庶務担当の係長をもって充てる。ただし、これにより難い場合は、他の係長以上の職にある者のうち課長が指名する者を充てるものとする。

(文書主任の職務)

第6条　文書主任は、課長の命を受け、その課における次に掲げる事務を処理する。

(1)　文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2)　起案文書の内容の審査に関すること。

(3)　文書の処理状況の調査及び処理の促進に関すること。

(4)　文書の整理、保管及び廃棄に関すること。

(5)　文書事務の改善指導に関すること。

(6)　前各号に掲げるもののほか、文書の処理及び取扱いに関すること。

(文書の種類)

第7条　文書の種類は、次のとおりとし、その意義は、当該各号に定めるところによる。

(1)　法規文

ア　条例　地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定に基づいて条例とするもの

イ　規則　法第292条において準用する同法第15条の規定に基づいて規則とするもの

(2)　公示文

ア　告示　一定の事項を公式に広く一般に公示するもの

イ　公告　一定の事項を特定の個人又は一般に知らせるもの

(3)　令達文

ア　訓令　庁中一般又は特定の課若しくはこれらの職員に対して事務処理又は一定事項につき命令するもので例規となるもの

イ　達　広域連合長が特定の個人又は団体に対して命令するもの

ウ　指令　許可又は認可の申請、願い等に対して意思を表示するもの

(4)　一般文書　前3号のいずれにも該当しないもの

ア　対内文書　本広域連合の機関相互において収発する一般文書

イ　対外文書　上記以外の一般文書

(備付帳簿等)

第8条　各局の総務課に次の帳簿を備え付ける。

(1)　金券収受簿(様式第1号)

(2)　法規公示令達番号簿(様式第2号)

(3)　特殊文書収受簿(様式第3号)

2　各課に文書収発簿を置く。

(帳簿等の作成)

第9条　前条の帳簿は、会計年度により作成する。ただし、法規公示令達番号簿は、暦年により作成する。

(平31訓令2・一部改正)

第2章　文書の収受

(到達文書の処理)

第10条　本広域連合に郵送等により到達した文書(以下「到達文書」という。)は、各局の総務課で収受し、次により処理するものとする。

(1)　配布先の明確な到達文書は、閉封のまま各課に配布する。

(2)　配布先の明確でない到達文書は、これを開封し、配布先を確認した上で、各課に配布する。

(3)　前2号の規定にかかわらず、特殊な到達文書は、次により処理する。

ア　書留、配達証明、特別送達等の特殊な到達文書は、封筒等に収受印(様式第4号)を押し、特殊文書収受簿に必要事項を記入の上、各課に配布して受領印を受ける。

イ　開封した到達文書に現金、金券等が添付されている場合は、金券収受簿に必要事項を記入の上、各課に配布して受領印を受ける。

ウ　電報は、収受した時刻を記入し、直ちに各課へ配布する。

(4)　2以上の課に関連する到達文書は、その関連の最も深いと認める課に配布し、配布を受けた課において他の関係する課に連絡する。

2　各課において直接受領した文書(電子計算機を用いて受領した文書を含む。)は、その課において適宜処理するものとする。

(文書の転送又は返付)

第11条　文書主任は、その課の所管に属さない到達文書を受領したときは、次により処理するものとする。

(1)　所管課が明らかな到達文書は、直ちに当該所管課に転送する。

(2)　所管課が明らかでない到達文書は、直ちに各局の総務課に返付する。

(文書の収受)

第12条　文書主任は、文書の配布を受けたときは、文書収発簿に登載し、文書収発簿の番号を付さなければならない。ただし、次に掲げる文書は、文書収発簿への登載を省略することができる。

(1)　案内書その他これに類する軽易なもの

(2)　新聞、雑誌、冊子その他これらに類する印刷物

(3)　他の法令等において処理の方法が定められているもの

(4)　見積書、請求書、納品書及び契約書

(5)　やむを得ない理由により前2項の処理が困難である場合であって、各課において他の方法により処理経過を明らかにすることと定めたもの

第3章　文書の処理

(収受した文書の処理)

第13条　収受した文書(前条第1号及び第2号に規定する文書を除く。以下「収受文書」という。)は、次により処理しなければならない。

(1)　起案による処理を必要とする収受文書は、速やかに起案する。

(2)　起案による処理を必要とする収受文書のうち次のいずれかに該当するものは、起案する前に速やかに一応供覧(処理について指示を受けるため上司に供覧することをいう。)をする。

ア　重要な事案で処理について直接上司の指示を必要とするもの

イ　処理について長期の日時を要すると認められるもの

(3)　起案による処理を必要としない収受文書は、必要に応じて供覧する。

(起案)

第14条　事務を処理するには、起案用紙(様式第5号)をもってしなければならない。ただし、軽易なもの又は閲覧に止まるものは、当該文書の余白に必要事項を記し、起案用紙を用いないものとする。

2　前項の規定にかかわらず、特に急を要する事務の処理の意思決定は、専決者の口頭による承認を求める方法により行い、事務の処理後速やかに文書により必要な処理を行うものとする。ただし、特に急を要する事務のうち定例的かつあらかじめ専決者が指定する事務の処理は、あらかじめ専決者が指定する職員が意思決定を行い、事務の処理後速やかに文書により必要な処理を行うものとすることができる。特に急を要するものは口頭で処理し、処理後速やかに文書をもって上司に報告しなければならない。

3　前2項の規定にかかわらず、佐賀中部広域連合財務規則(平成11年佐賀中部広域連合規則第12号)第42条第4項の広域連合長が特に必要と認める経費に係る支出負担行為の意思決定は、専決者の口頭による承認を求める方法により行うことができる。

(起案の要領)

第15条　起案は、次に定めるところにより行わなければならない。

(1)　件名、文書分類、保存期間、起案日その他所定の事項を記載すること。

(2)　起案の理由、処理の内容、経過その他必要とする事項を簡潔かつ正確に記述し、必要がある場合には関係法規、関係書類等を添付して分かりやすいものとなるように務めること。

(3)　至急、重要、秘密等の扱いが必要なものについては、その旨を表示すること。

(4)　佐賀中部広域連合事務決裁規程等に定める決裁区分を表示すること。

(回議及び決裁)

第16条　前条の規定により起案した文書は、その内容に応じて、順次関係職員及び上司の回議を経て、決裁権限を有する者の決裁を受けなければならない。

第4章　施行及び発送

(決裁日付)

第17条　決裁済みの文書には、その所定欄に各課において決裁日付を記録しなければならない。

(文書番号)

第18条　発送文書は、軽易な文書を除き、別表第1の記号を冠し、文書収発簿の番号を付さなければならない。ただし、指令については、別に番号を設けることができる。

2　前項に規定する番号は、課及び会計年度ごとの一連の番号を付すものとする。

3　同一事案については、その事案の完結するまで同一の番号を用い、これに順次枝番号を付けるものとする。

(平31訓令2・一部改正)

(文書の発信者名)

第19条　文書の発信者名は、広域連合長が補助機関に委任し、又は代理させた事項及び法令により補助機関の権限に属する事項に係るものを除き、広域連合長名を用いなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、一般文書については、事案の内容及び宛先により、当該文書に係る専決者名を用いることができる。

3　文書には、必要に応じて適当な箇所に課名、係名、担当者名、電話番号等を表示するものとする。

(公印)

第20条　施行する文書には公印を押さなければならない。ただし、権利の得喪又は変更に関する文書その他重要な文書を除き、これを省略することができる。

2　前項ただし書の規定により公印の押印を省略するときは、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。ただし、対内文書にあっては、この限りでない。

(対外文書の発送)

第21条　対外文書の郵送は、各局の総務課で取り扱うものとする。ただし、必要に応じ各課において直接郵送することができる。

2　対外文書を電子計算機を用いて発送する場合は、各課で行う。

(郵送文書の取扱い)

第22条　郵送を要する文書は、文書主任が取りまとめるものとする。

2　文書主任は、前条第1項ただし書の規定により各課から直接郵送する場合を除き、郵送を要する文書を各局の総務課長が指定する時間までに各局の総務課に提出しなければならない。

(対内文書の発送)

第23条　対内文書(電子計算機を用いて発送する文書を除く。)は、文書箱を利用して配布するものとする。ただし、特に重要、機密又は緊急を要する文書及び各課で直接配布することを適当とするものは、各課で配布することができる。

2　対内文書の発送は、特に機密を要し、又は散逸のおそれがあるもののほか、封筒を使用してはならない。

第5章　整理、保存及び廃棄

(完結した文書の整理)

第24条　文書が完結したときは、各課において、次の基準によりこれを編集し、成冊しなければならない。

(1)　編集及び成冊は文書の種別に従うこと。

(2)　2以上の種別にわたる文書は、その関係が最も深い分に編集すること。

(3)　表紙には名称、年度、保存種別及び主管課名を記載すること。

(4)　索引目次を付すること。

(5)　簿冊の厚さは、10センチメートルを標準とし、1簿冊に成冊し難いときは、事務種別又は事件種別に適宜分冊すること。

(6)　簿冊紙数によっては2年度以上にわたる分を1冊とすることができる。この場合において、区分紙を差し入れ、年度の区分を明らかにすること。

(7)　年度を超えて処理した文書は、その事件が完結した年度の分に編集すること。

(保存期間)

第25条　文書の保存期間は、次のとおりとする。

(1)　永久

(2)　10年

(3)　5年

(4)　3年

(5)　1年

2　前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、文書の保存期間は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

3　文書の保存期間は、各課の課長が別表第2の文書保存期間設定基準に基づき、定める。

(保存期間の起算)

第26条　文書の保存期間は、会計年度によるものは当該文書の完結した日の属する年度の翌年度4月1日から、暦年によるものは当該文書の完結した日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。

(保存倉庫)

第27条　文書保存倉庫(以下「文書倉庫」という。)は、各局の総務課長が管理するものとする。

(簿冊の引継ぎ)

第28条　簿冊は、当該簿冊の完結した日の属する年度の翌々年度に、各課等で引き続き保管するものを除き、各局の総務課長に引き継ぐものとする。

(引継簿冊の審査)

第29条　各局の総務課長は、簿冊の引継ぎを受けたときは、成冊、保存期限等の適否につき、これを審査するものとする。

2　各局の総務課長は、前項の規定による審査の結果不適当なものがあるときは、当該簿冊を主管していた課長に対し、その補正又は保存年限の修正を求めることができる。

(簿冊の収蔵)

第30条　各局の総務課長は、審査の結果適当と認める簿冊を文書倉庫に収蔵しなければならない。

(収蔵した簿冊の閲覧等)

第31条　収蔵した簿冊の閲覧又は借用をしようとする職員は、各局の総務課長に申し出なければならない。

2　閲覧又は借用した簿冊は、抜取り、取換え、訂正等をしてはならない。

3　閲覧又は借用した簿冊は、庁外に持ち出し、又は他に転貸してはならない。

(職員以外の閲覧禁止)

第32条　収蔵簿冊は、職員のほかこれを閲覧することができない。ただし、特に各局の総務課長の許可を受け、かつ、職員が立ち会うときは、この限りでない。

(廃棄)

第33条　保存期間が満了した簿冊は、これを廃棄する。

2　各局の総務課長は、第28条の規定により引き継いだ簿冊を廃棄するときは、当該簿冊を主管していた課長と協議の上、廃棄しなければならない。

3　第1項の規定にかかわらず、保存期間が満了してもなお保存の必要がある簿冊は、更に期間を定め、保存することができる。

4　廃棄しようとする簿冊で、機密に属するもの又は印影その他悪用のおそれがあると認めるものは、その部分を焼却し、又は裁断する等適切な処理をしなければならない。

第6章　雑則

(報告及び文書審査)

第34条　各局の総務課長は、必要と認めるときは、各課の文書主任に対し、その取り扱った文書又は関係帳簿につき報告又は提出を求めて審査することができる。

(例外処理)

第35条　各局の総務課長は、この訓令の規定により難い特別の事情があると認めるときは、各局の総務課長が定めるところにより処理することができる。

(補則)

第36条　この訓令に定めるもののほか必要な事項は、広域連合長が別に定める。

附則

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附則(平成31年4月1日訓令第2号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

附則(令和元年6月3日訓令第3号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附則(令和3年3月31日訓令第2号)

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

別表第1(第18条関係)

(令3訓令2・一部改正)


局課名		記号
事務局	総務課	佐中広総
	認定審査課	佐中広認
	給付課	佐中広給
	業務課	佐中広業
消防局	総務課	佐中広消総
	予防課	佐中広消予
	警防課	佐中広消警
	情報指令課	佐中広消情
	佐賀消防署	佐中広消佐
	多久消防署	佐中広消多
	南部消防署	佐中広消南
	北部消防署	佐中広消北
	小城消防署	佐中広消小
	神埼消防署	佐中広消神
出納室		佐中広出納